Hướng dẫn các hàm đánh số thứ tự trong Excel cho tấm chiếu mới

Excel có vô vàn tiện ích cho dân văn phòng, một trong số đó là công việc thống kê số liệu. Hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn các hàm đánh số thứ tự trong Excel cho tấm chiếu mới dễ dàng quản lý thông tin trên chiếc máy tính của mình, hãy cùng theo dõi ngay nhé!

Hướng dẫn chi tiết các hàm đánh số thứ tự trong Excel

Bạn thường xuyên phải thực hiện việc tổng hợp dữ liệu trên bảng tính Excel, nhưng lại chưa biết cách viết hàm đánh số thứ tự trong Excel thế nào. Dưới đây chúng tôi chia sẻ các hàm đánh số thứ tự trong Excel siêu đơn giản để quý bạn đọc tham khảo:

Đánh số thứ tự bằng hàm SUBTOTAL kết hợp IF

Sử dụng hàm SUBTOTAL cùng với hàm IF giúp bạn đánh số thứ tự ở những hàng có dữ liệu và trừ các hàng trống.

Công thức hàm SUBTOTAL lồng với hàm IF như sau:

=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))

Trong đó:

• Logical_test: Điều kiện của hàm IF.
• Value_if_true: Kết quả nếu điều kiện đúng.
• Value_if_false: Kết quả nếu điều kiện sai.
• Function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (ở đây bạn sử dụng là 3 tương đương với hàm COUNTA).
• Ref1: Vùng chứa số thứ tự mà bạn cần đánh số.

Bước 1: Bạn nhập công thức như sau: =IF(D4=””,””,SUBTOTAL(3,$D$4:D4)).

• Logical_test: D4=””.
• Value_if_true: “”.
• Value_if_false: SUBTOTAL(3,$D$4:D4).
• Function_num:
• Ref1: $D$4:D4.

Nghĩa là nếu ô D4 là rỗng, thì kết quả trả về đúng là rỗng, kết quả trả về sai là hàm SUBTOTAL.

Bước 2: Sau đó, bạn để chuột tại gốc phải của cô sẽ xuất hiện biểu tượng dấu cộng màu đen, nhấn đúp vào dấu cộng để đánh số thứ tự cho các ô còn lại.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm Round trong Excel

Đánh số thứ tự bằng hàm SEQUENCE

Hàm SEQUENCE là thông dụng khi dùng để đánh số thứ tự cho trang tính với số lượng nhiều. Cách thực hiện thao tác này rất dễ làm, cụ thể:

Bước 1: Chọn ô bắt đầu của dãy số mà bạn cần đánh số thứ tự.

Bước 2: Tại ô vừa chọn, bạn nhập hàm =SEQUENCE(số lượng hàng cần đánh số thứ tự) rồi nhấn Enter.

Ví dụ bạn cần đánh số thứ tự cho 99 hàng, vậy bạn sẽ nhập tại ô đầu tiên: =SEQUENCE(99), sau đó bấm phím Enter là đã hoàn tất.

Đọc thêm: 5 cách đánh số trang trong Excel cực kỳ đơn giản, tiện lợi

Đánh số thứ tự bằng hàm ROW()-1

Bước 1: Xác định phạm vi mà bạn muốn đánh số thứ tự, tại ô đầu tiên của phạm vi đó, nhập: =ROW(vị trí ô bạn cần đánh số thứ tự đầu tiên). Khi này, hàm ROW sẽ tự trả về số thứ tự 1 cho ô mà bạn vừa nhập.

Bước 2: Sau đó, bạn để chuột ở góc bên phải của ô đó thì sẽ xuất hiện biểu tượng ô vuông nhỏ màu đen, bạn nhấp đúp vào ô vuông và rê chuột sang những ô khác để tiếp tục đánh số thứ tự

Một số cách đánh số thứ tự trong Excel khác

Ngoài việc dùng các hàm đánh số thứ tự trong Excel, các bạn cũng có thể sử dụng nhiều phương pháp khác.

Cách đánh số thứ tự trong Excel với thao tác kéo chuột

Bước 1: Trước tiên, mở bảng tính Excel mà bạn muốn thêm số thứ tự. Sau đó, nhập số thứ tự vào hai ô đầu tiên của bảng. Sử dụng chuột để chọn và làm nổi bật hai ô chứa số thứ tự vừa nhập.

Bước 2: Sau đó, đặt con trỏ chuột ở góc dưới cùng của ô vuông nhỏ như hình và kéo nó xuống đến ô mà bạn muốn áp dụng số thứ tự. Thực hiện bước này sẽ tự động điền số thứ tự vào các ô tương ứng, và bạn đã hoàn thành quy trình đánh số thứ tự.

Cách đánh số trong Excel bằng công thức

Bước 1: Mở tệp Excel mà bạn muốn thêm số thứ tự. Sau đó, nhập số thứ tự vào ô đầu tiên của dòng hoặc cột. Ở ô tiếp theo, nhập công thức bằng cách sử dụng công thức = (vị trí ô vừa điền) + 1.

Ví dụ: Khi bạn nhập số thứ tự tại ô đầu tiên là ô A1, bạn chỉ cần nhập vào ô tiếp theo với công thức là A1 + 1.

Bước 2: Tiếp theo, sử dụng chuột để đặt con trỏ lên ô vuông nhỏ ở góc dưới cùng của ô chứa công thức, sau đó kéo chuột xuống đến ô chứa số thứ tự mà bạn muốn áp dụng. Điều này sẽ tự động sao chép công thức và điền số thứ tự vào các ô tương ứng.

Cách điểm số thứ tự trong Excel bằng Auto Fill

Bước 1: Tại file excel mà bạn cần đánh số thứ tự, bạn nhập vào số thứ tự ở ô đầu tiên. Bạn lần lượt chọn vào Fill -> Series.

– Tại mục “Series in” cho phép bạn lựa chọn đánh số theo dòng hay cột: Chọn Rows nếu muốn đánh số theo hàng, chọn Columns nếu đánh số theo cột.

– Mục “Type” lựa chọn loại đánh số. Sẽ có tất cả 4 loại đánh số cho bạn chọn lựa:

• Linear: Đây là cách đánh số thứ tự theo kiểu tăng dần.
• Growth: Đây là cách đánh số thứ tự theo kiểu lũy tiến.
• Date: Đây là cách đánh số thứ tự theo kiểu ngày tháng.
• AutoFill: Đây là cách đánh số thứ tự theo kiểu tự động điền.

– Mục “Step value” (Bước nhảy): Chọn khoảng cách giữa hai số thứ tự. Ví dụ, với số đầu tiên là 1, nếu đặt Step value là 1 và thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 2, 3,… còn nếu đặt Step value là 2 thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 3, 5,…

– Mục “Stop value” (Giá trị cuối): Giá trị cuối cùng bạn cần đánh số thứ tự tự động. Ví dụ, bảng chỉ cần đánh số thứ tự tới 10 thì đặt Stop value là 10.

Bước 2: Sau khi chọn xong các thông số trên thì bạn nhấn OK sẽ được kết quả.

Một số lưu ý khi sử dụng đánh số thứ tự nhanh trong Excel

• Nên sử dụng Stop Value hay hàm Sequence khi cần đánh số thứ tự cho một bảng dữ liệu lớn, lên đến hàng trăm hàng ngàn.
• Hàm ROW có thể tự động cập nhật số thứ tự. Các cách làm còn lại đều sẽ không cập nhật hoặc báo lỗi khi xóa một hàng bất kỳ.
• Tránh nhầm lẫn tên hàm giống nhau như hàm ROW với hàm ROWS, bởi sẽ khiến bảng tính bị lỗi.
• Ngoại trừ hàm ROW, tất cả các hàm trên đều hỗ trợ đánh số thứ tự thành hàng ngang theo từng cột thay vì hàng dọc.

Trên đây là tổng hợp các hàm đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng, đơn giản mà chúng tôi tổng hợp lại. Mong rằng bài viết hữu ích giúp các bạn sử dụng Excel một cách tối ưu, hiệu quả hơn. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi để cập nhật thêm những kiến thức hay ho nhé!