Chia sẻ cách làm hàm xếp hạng trong Excel

Khi làm việc với Excel chắc hẳn các bạn sẽ phải xử lý phân loại thứ hạng. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách làm hàm xếp hạng trong Excel khi sử dụng hàm RANK một cách chi tiết và cụ thể nhất.

Hàm RANK là một trong những hàm cơ bản của Excel sẽ giúp bạn xếp hạng dữ liệu để biết được dữ liệu nào cao thấp. Cách sử dụng hàm RANK cũng tương đối dễ dàng như những hàm Excel sử dụng hàm RANK trong Excel, mọi chuyện sẽ được giải quyết nhanh chóng. Khi chúng ta dùng sử dụng hàm RANK có thể xếp hạng theo thứ tự từ cao xuống thấp hoặc từ thấp lên cao. Bạn muốn tạo cột xếp hạng dữ liệu trong Excel nhưng lại phải thực hiện thủ công mất quá nhiều thời gian, hãy thử với hàm Rank để xếp thứ hạng trong Excel. Hàm RANK sẽ giúp bạn thực hiện bằng cách xếp hạng dữ liệu theo thứ tự từ cao xuống thấp hoặc từ thấp lên cao.

Cú pháp hàm RANK

Cú pháp hàm: =RANK(number;ref;[order]).

• Number: đó là số số cần xếp hạng trong danh sách
• Ref: là danh sách các số. Các giá trị không phải là số trong mảng sẽ bị bỏ qua.
• Order: thứ tự xếp hạng
  Nếu Order là số 1, hàm RANK sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần
• Nếu Order là số 0 hoặc không nhập, hàm RANK sẽ sắp xếp theo thứ tự giảm dần

Hàm xếp hạng trong Excel là tùy theo nhu cầu của người sử dụng hàm RANK xếp hạng dữ liệu theo thứ tự từ cao đến thấp hoặc từ thấp đến cao.

Chức năng giữa hàm RANK và công cụ Sort có những điểm tương đồng về mặt nhưng hàm RANK sẽ hoạt động hiệu quả cũng như tối ưu hơn. Nhờ có hàm RANK, công việc của chúng ta thường xuyên với những con số sẽ tiết kiệm được thời gian của mình.

Khi nào chúng ta cần đến sự hữu dụng của hàm RANK?

• Khi dữ liệu cần được xếp hạng theo thứ tự từ cao đến thấp.
• Khi dữ liệu cần được xếp hạng theo thứ tự từ thấp đến cao.

 Cách sử dụng hàm RANK

Hàm RANK sẽ được dùng trong mọi phiên bản của Excel như Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, … Có thể sử dụng hàm RANK trong mọi phiên bản một cách bình thường. Trong các phiên bản mới của Excel từ 2010 trở đi chúng ta có thể sử dụng các hàm RANK.AVG và RANK.EQ để việc sắp xếp được cụ thể hơn

Sử dụng hàm RANK trong Excel cho dữ liệu được xếp theo thứ tự giảm dần

Sắp xếp học sinh có điểm cao nhất đến học sinh có điểm thấp nhất dựa vào cột điểm lý thuyết bằng hàm RANK.

Bước 1: ô đầu tiên trong cột Thứ tự, nhập công thức =RANK(D5,$D$5:$D$9,0).

Trong đó:

• D5 là Giá trị cần xếp hạng là điểm số của học sinh đầu tiên.
• $D$5:$D$9 là danh sách điểm số của các học sinh.
• 0 là sắp xếp theo thứ tự giảm dần

Bước 2:

Sau khi nhấn Enter sẽ có kết quả, ô kết quả đầu tiên trong cột Thứ tự kéo xuống những ô còn lại và sẽ được kết quả xếp hạng cho những bạn còn lại.

Sử dụng hàm RANK trong Excel cho dữ liệu được xếp theo thứ tự tăng dần

Sắp xếp thứ tự thời gian công tác của nhân viên có thời gian công tác ngắn nhất đến người có thời gian công tác lâu nhất. Sắp xếp thứ tự thời gian công tác của nhân viên dựa vào cột thời gian công tác bằng hàm RANK

Bước 1:

Ô đầu tiên trong cột Thứ tự, nhập công thức =RANK(D5,$D$5:$D$8,1).

Trong đó:

• D5 là Giá trị cần xếp hạng thời gian công tác của nhân viên đầu tiên.
• $D$5:$D$8 là danh sách thời gian công tác của nhân viên.
• 1 là sắp xếp theo thứ tự tăng dần

Bước 2:

Sau khi nhấn Enter chúng sẽ có kết quả xếp thời gian nhân viên công tác. Tại ô kết quả đầu tiên chúng ta kéo xuống những ô còn lại và sẽ được kết quả.

Hàm sắp xếp từ cao đến thấp trong Excel

Trong một bản dữ liệu sẽ bao gồm rất nhiều giá trị lớn nhỏ khác nhau nếu muốn nó thể hiện từ cao xuống thấp, bạn chỉ cần áp dụng hàm xếp hạng theo cú pháp sau:

=RANK(number,ref, [order]) hoặc =RANK(number,ref)

Xếp hạng nhân viên theo thành tích đạt KPI từ cao đến thấp

Bước 1: Nhập công thức vào ô đầu tiên trong cột xếp hạng với cú pháp:

=RANK(B2,$B$2:$B$5,0) hoặc =RANK(B2,$B$2:$B$5)

Giải thích công thức:

• B2: Giá trị cần được xếp hạng trong Excel
• $B$2:$B$5: Danh sách của tất cả nhân viên phòng, bạn chọn từ B2 đến B5 rồi bấm F4 hoặc fn+F4.
• 0: Đại diện cho chữ “order” có nghĩa là xếp hạng theo thứ tự tăng dần.

Hàm sắp xếp từ thấp đến cao trong Excel

Chúng ta sẽ áp dụng hàm xếp hạng trong Excel theo thứ tự từ thấp đến cao. Để áp dụng hàm xếp hạng từ thấp đến cao, bạn hãy áp dụng cú pháp như sau:

=RANK(number,ref,1)

Trong đó:

• number: Giá trị được xếp hạng
• ref: Khối dữ liệu chứa giá trị được xếp hạng (number)
• 1: biểu thị cho chữ “order”, sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao.

Hàm xếp hạng trong Excel theo điều kiện

Có hai loại hàm xếp hạng theo điều kiện trong Excel: Xếp hạng trong Excel theo nhiều điều kiện, Xếp hạng trong Excel theo một điều kiện.

Có lúc phải thực hiện theo một số điều kiện kèm theo khi làm Excel, những trường hợp cụ thể ngoài thực tiễn chúng ta sử dụng hàm xếp hạng trong Excel để sắp xếp lớn nhỏ. Cách để bạn giải quyết là áp dụng hàm xếp hạng theo điều kiện.

Khi chúng ta chỉ dùng mỗi hàm RANK thì không có kết quả, khi đặt một điều kiện cho việc xếp hạng trong Excel đồng thời nhiều hàm khác. Việc sử dụng kèm theo một điều kiện sẽ giúp quá trình phân hạng diễn ra rõ ràng hơn.

Một số lưu ý khi sử dụng Hàm RANK

Các số trùng lặp Hàm RANK sẽ cho chúng cùng một thứ hạng. Như danh sách điểm, sắp xếp thứ tự học sinh dựa vào điểm theo thứ tự giảm dần. Sự trùng lặp này sẽ ảnh hưởng đến thứ hạng của các số ở sau. Có thể xác định thứ hạng ngang hàng cho một số mục đích cần thiết. Có thể thực hiện đưa hệ số điều chỉnh vào giá trị mà hàm RANK thích hợp cho cả trường hợp thứ hạng theo thứ tự giảm dần và thứ thự tăng dần.

Thứ hạng ngang hàng là =(COUNT(ref)+1-RANK(number, ref, 0)-RANK(number, ref, 1))/2. Nếu số chỉ xuất hiện điều chỉnh sẽ bằng 0, thì hệ số vì hàm RANK không cần phải điều chỉnh.

Bài viết trên là những hướng dẫn chi tiết về cách làm hàm xếp hạng trong Excel bằng dùng hàm RANK. Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn sử dụng được thành thạo Hàm RANK trong trang tính Excel của mình.