Hướng dẫn một số cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng

Đánh số thứ tự là thao tác thường được sử dụng Excel để lập bảng tính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn một số cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh nhất.

Hướng dẫn một số cách đánh số thứ tự trong Excel

Cách 1: Kéo chuột để đánh số thứ tự

Cách đánh số thứ tự trong Excel này rất đơn giản, bạn tiến hành các thao tác sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên > Dùng chuột bôi đen 2 ô vừa điền số.

Bước 2: Rê chuột vào vị trí góc dưới cùng bên trái cho đến khi thấy xuất hiện hình vuông nhỏ > Kéo xuống để đánh số thứ tự.

Xem thêm: Tìm hiểu Excel VBA là gì? Hướng dẫn cách mở VBA trong Excel

Cách 2: Sử dụng công thức để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Bạn mở tệp Excel, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo.

Ví dụ: Bạn nhập số thứ tự ô đầu tiên tại vị trí A2 thì nhập công thức ở ô bên dưới “=A2+1” như hình bên dưới.

Bước 2: Sau đó dùng chuột đặt ở hình vuông nhỏ tại góc ô đó và kéo xuống tới vị trí nhất định.

Cách 3: Sử dụng Auto fill

Bạn thực hiện excel đánh số thứ tự theo các thao tác sau:

Bước 1: Nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Vào Thẻ Home > Chọn Fill > Chọn Series.

(Với phiên bản Excel cũ hơn Excel 2016, bạn có thể vào Editing > Chọn Fill > Series).

Xem thêm: Tìm hiểu về cách sử dụng hàm MID trong Excel

Cửa sổ Series hiển thị như hình dưới.

– Mục “Series in” cho phép bạn lựa chọn đánh thứ tự theo dòng hay cột. Chọn Rows nếu đánh số theo hàng và chọn Columns nếu đánh số theo cột.

– Mục “Type” cho phép bạn lựa chọn loại đánh số. Excel hỗ trợ 4 loại đánh số:

Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
Date: Kiểu ngày tháng (Nếu tick Date thì Date Unit sẽ xuất hiện).
Growth: Kiểu lũy tiến (Tăng theo quy luật nào đó).
AutoFill: Kiểu tự động điền.

– Mục “Stop value” (Giá trị cuối): Giá trị cuối cùng bạn cần đánh số thứ tự tự động. Ví dụ, bảng chỉ cần đánh số thứ tự tới 10 thì đặt Stop value là 10.

– Mục “Step value” (Bước nhảy): Chọn khoảng cách giữa hai số thứ tự. Ví dụ, với số đầu tiên là 1, nếu đặt Step value là 1 và thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 2, 3,… còn nếu đặt Step value là 2 thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 3, 5,…

Bước 2: Sau khi chọn các thông số trên, bạn nhấn OK. Kết quả sẽ như hình sau:

Cách 4: Sử dụng hàm SEQUENCE

Chọn ô bắt đầu của dãy số > Nhập công thức “=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)” > Nhấn Enter.

Ví dụ: Bạn cần đánh số cho 7 hàng nên sẽ sử dụng công thức “=SEQUENCE(7)”.

Cách 5: Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF

Lưu ý:

Cách này được áp dụng khi sử dụng chức năng Filter.
Chỉ áp dụng được trên cột, không thể áp dụng được trên hàng.
Việc sử dụng hàm SUBTOTAL giúp cho số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu khác với hàm COUNTA là các số thứ tự của từng giá trị sẽ bị giữ nguyên khi lọc.

Cú pháp của hàm:

Ở cách này mình sẽ thực hiện lồng 2 hàm lại với nhau đó chính là hàm IF và hàm SUBTOTAL với cú pháp như sau:

=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))

Ý nghĩa công thức:

logical_test: Điều kiện của hàm IF.
[value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
[value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây là số 3 tương đương với hàm COUNTA).
ref1;…: Vùng chứa số thứ tự.

Ví dụ: Bạn có 1 bảng dữ liệu với các hàng trống. Nhiệm vụ của bạn là phải điền số thứ tự tương ứng với các mặt hàng một cách tự động, từ các hàng trống.

Bước 1: Nhập hàm theo cú pháp “=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))”.

Giải thích hàm:

– Đối với hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

function_num = 3: Được hiểu là hàm COUNTA trong SUBTOTAL – Đếm số ô không trống.
ref1 =$B$2:B2: Là vùng đã được đánh số thứ tự (Lưu ý: Luôn phải khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không khóa thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới).

– Đối với hàm IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có: