Cách sử dụng hàm advanced filter trong Excel

Hàm Filter trong Excel nhằm giúp người dùng tiết kiệm thời gian và thực hiện dễ dàng để lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra. Chức năng Advanced Filter là một trong những chức năng sử dụng dễ dàng, đơn giản, tiết kiệm thời gian. Dưới đây là cách sử dụng hàm advanced filter trong Excel

Chức năng Advanced Filter có trong các phiên bản Excel 365, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2007 và Excel 2003, Excel 2019,  Excel 2010.

Trước kia, khi muốn lọc và xuất dữ liệu thì chúng ta hay sử dụng công cụ như Filter hay công thức mảng. Advanced Filter không hạn chế điều kiện lọc giúp các bạn lọc dữ liệu dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nhằm giúp người dùng tiết kiệm thời gian sử dụng chức năng Advanced Filter để lọc dữ liệu trong Excel sẽ thực hiện dễ dàng.

Filter trong Excel là gì?

Filter trong Excel có chức năng giúp người dùng lọc dữ liệu theo điều kiện đưa ra. Chức năng lọc trong Excel gồm là lọc dữ liệu mặc định (Auto Filter) và lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter). File Excel sẽ hiển thị những hàng đã đáp ứng điều kiện xác định những hàng không đáp ứng yêu cầu.

Filter trong Excel giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian. . Lưu ý, trong phiên bản Excel2003 thì có cách sử dụng thay đổi trong việc chuyển từ thanh Menu sang thanh Ribbon.

Nhờ Filter mà Excel cho đúng các kết quả như mong muốn

Sự khác biệt giữa Advanced Filter và AutoFilter

Chức năng lọc cơ bản AutoFilter và chức năng lọc Advanced Filter nếu so sánh giữa khác biệt một vài điểm quan trọng đó là:

• Chức năng lọc nâng cao Advanced Filter yêu cầu phải có một số thiết lập về vùng điều kiện vùng dữ liệu trước khi sử dụng.
• Chức năng lọc AutoFilter có giới hạn tối đa 2 điều kiện lọc trong hộp thoại Custom AutoFilter.
• Chức năng lọc AutoFilter cho phép lọc dữ liệu được định nghĩa sẵn.

Sử dụng bộ lọc nâng cao Advanced Filter để lọc dữ liệu nhằm thỏa mãn điều kiện ở nhiều cột, Advanced Filter còn cho chúng ta lựa chọn copy dữ liệu thoả mãn nhiều điều kiện trong nhiều cột lọc ra một vùng khác.

Làm thế nào để sử dụng Advanced Filter trong Excel?

Sử dụng chức năng lọc nâng cao Advanced Filter thường dùng khó hơn AutoFilter. Tuy nhiên, khi đã thành thạo, bạn sẽ thấy Advanced Filter lợi hại.

Chuẩn bị dữ liệu để lọc

Để đảm bảo kết quả lọc chính xác nhất, bạn cần phải chú ý: Tiêu đề các cột dữ liệu không có 2 hay nhiều cột dữ liệu có tiêu đề giống nhau. Không có dòng trống trong bảng dữ liệu cần lọc

Cách sử dụng Advanced Filter

Lưu ý khi chuẩn bị vùng điều kiện lọc:

• Tiêu đề của vùng điều kiện lọc của bảng dữ liệu cần phải đồng nhất.
• 2 điều kiện đặt trên 2 dòng khác nhau

2 ­điều kiện được đặt trên cùng một dòng tương ứng với điều kiện VÀ – nghĩa là những dòng thoả mãn cả 2 điều kiện cùng lúc sẽ có mặt trong kết quả thoả mãn 1 trong 2 điều kiện sẽ có mặt trong kết quả

Bạn cần đảm bảo tiêu đề của vùng điều kiện và tiêu đề của cột tương ứng bạn có thể copy tiêu đề cột ở vùng dữ liệu trong vùng dữ liệu đồng nhất và dán vào tiêu đề ở vùng điều kiện.

Sử dụng công thức trong vùng điều kiện Advanced Filter

Đây cũng là chức năng mà AutoFilter không có mà Advanced Filter có, để Advanced Filter hoạt động đúng, chúng ta cần lưu ý:

• Advanced Filter hoạt động đúng công thức sử dụng cho vùng điều kiện trả về kết quả là TRUE hoặc FALSE
• Vùng điều kiện bao gồm ít nhất 2 ô: ô chứa công thức và ô tiêu đề và tiêu đề của vùng điều kiện phải có nội dung khác với tiêu đề các cột trong vùng dữ liệu
• Tham chiếu tới vùng dữ liệu là tham chiếu tuyệt đối cho vùng dữ liệu – sử dụng Named Range
• Sử dụng tham chiếu tương đối cho mỗi dòng dữ liệu tham chiếu dữ liệu đầu tiên trong vùng dữ liệu

Cách tạo Filter trong Excel

Filter là một chức năng cho phép người dùng lọc dữ liệu một cách dễ dàng tiện ích trong Excel cho ra kết quả như mong muốn.

Bước 1: Nhập tất cả các dữ liệu vào bảng excel.

Bước 2: Chọn vùng cần lọc dữ liệu

Bước 3: Vào Home -> Sort & Filter -> Filter.

Cách sử dụng Filter trong Excel

Sử dụng Filter trong Excel với các bước đơn giản sau:

Bước 1: Bôi đen bộ dữ liệu cần tạo Auto Filter.

Bước 2: Vào Data chọn Filter.

Bước 3: Nhấn vào Filter sau sáng lên là dấu hiệu biết người dùng đã chọn chức năng Auto Filter.

Bạn chọn Auto Filter thành công thì ô ở dòng đầu tiên của vùng dữ liệu sẽ được xuất hiện một hình ở góc bên phải. Vì vậy nên người dùng cần chọn dòng đầu tiên tiêu đề để lọc dữ liệu và biết được các nội dung ở cột dữ liệu như thế nào.

Hàm Filter có tác dụng giúp người dùng lọc dữ liệu lọc sang một vị khác công thức hàm là:

= FILTER(array,include,[if_empty])

Trong đó:

array: là vùng dữ liệu cần lọc, chú ý không bắt buộc chọn phần tiêu đề.

include: cần lọc và xác định được vị trí của cột

if_empty: ở hàm Filter không bắt buộc phải nhập.

Cách sử dụng Advanced Filter trong Excel

Điều kiện về Advanced Filter gồm:

Tiêu đề bảng dữ liệu được sử dụng ở một dòng duy nhất và bảng dữ liệu đặt ra, không được merge bất kì một ô nào.

Bước 1: Chọn tiêu đề cột người dùng cần làm điều kiện lọc, copy rồi dán vào ô điều kiện có màu vàng.

Bước 2: Nhập công thức điều kiện lọc.

Bước 3: Vào Data -> Advanced=> Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện.

Tại mục Action, lọc dữ liệu ngay trên bảng. Chọn OK

Ví dụ sử dụng cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter sử dụng chức năng Advanced Filter tạo bảng điều kiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn ô Price -> Copy.
• Bước 2: Dán vào một ô trống bất kỳ và đặt tiêu đề cho nó.
• Bước 3: Sử dụng Advanced Filter trong Excel.
• Bước 4: Đặt trỏ chuột vào ô dữ liệu bảng chính. Vào Data -> Advanced.
• Bước 5: Excel sẽ tự động chọn bảng dữ liệu nếu excel không chọn đúng vùng dữ liệu thì click vào nút ngoài cùng ô List Range và chọn lại vùng dữ liệu đúng.
• Bước 6: Ô Criteria
• chọn bảng phụ vừa tạo dùng để lọc dữ liệu -> Ok.
• Bước 7: Trong Advanced Filter hai mục là Filter the list, in-place và Copy to another location, không được hợp nhất hay gộp bất kì một ô nào

Điều kiện để sử dụng chức năng Advanced Filter là tiêu đề bảng dữ liệu phải chứa ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu.

Trên đây là những chia sẻ của mình về cách sử dụng hàm advanced filter trong Excel. Chức năng Advanced Filter là một trong những chức năng lọc dữ liệu mà bạn có thể áp dụng không hạn chế điều kiện lọc